Dans un article précédent, nous avons vu les règles essentielles pour bâtir un pipeline HubSpot qui fonctionne vraiment. Mais savoir ce qu’il faut faire ne suffit pas : encore faut-il passer à l’action et structurer son pipeline de manière concrète.

C’est ce que nous allons voir ici : comment transformer un pipeline théorique en un outil opérationnel, adapté à la réalité de votre cycle de vente, adopté par les commerciaux, utile aux managers et lisible pour la direction.

Cet article vous propose une méthode étape par étape, directement applicable dans HubSpot.

Étape 1 - Cartographie du cycle de vente

Avant de configurer quoi que ce soit dans HubSpot, il faut commencer par poser à plat le cycle de vente réel. Pas celui qu'on imagine, ni celui du voisin. Celui qui reflète fidèlement la façon dont les commerciaux vendent aujourd’hui.

Concrètement, il s’agit de cartographier les grandes étapes par lesquelles une opportunité progresse, à partir du moment où un intérêt est exprimé jusqu’à la signature.
Un exemple classique dans un cycle B2B (vous pouvez un guide complet d'Hubspot en cliquant ici) :
Intérêt déclaré → RDV de qualification → RDV de démo → Proposition → Négociation → Signature.

Cette cartographie doit être :

• Alignée avec l’équipe commerciale : chaque étape doit être partagée, comprise et reconnue par tous. Sinon, chacun suit sa méthode, et le pipeline devient inutilisable.

• Conforme à l'opérationnel : chaque étape doit correspondre à un fait vérifiable (ex : RDV tenu, proposition envoyée, contrat reçu). Vous devez avoir recueilli toutes les informations nécessaires à votre étape.

• Pensée en fonction des objectifs du pipeline : suivi de l’activité commerciale, prévisions de chiffre d’affaires, coaching de la performance individuelle, visibilité pour le management et la direction.

Ce travail de cadrage est fondamental. Sans lui, on configure un outil sans comprendre ce qu’on cherche à piloter.

Étape 2 – Définir les critères de passage

Une fois le cycle de vente cartographié, il faut définir précisément les conditions de passage d’une étape à l’autre. C’est ici que le pipeline devient un outil de pilotage.

Chaque étape doit reposer sur un événement concret, vérifiable, objectif. Pas de “ressenti”, pas de “prospect chaud”, pas de “on le sent bien”. Ce qu’on cherche, c’est une preuve d’avancement.

Par exemple :

• RDV de qualification → uniquement si votre prospect a déclaré un intérêt dans votre produit.

• RDV de découverte → uniquement si le RDV a été tenu.

• Proposition envoyée → si un document chiffré a été transmis au prospect.

• Négociation → si le client a répondu à la proposition et qu’il reste des points à valider.

• Signature → une fois que le contrat est signé, pas quand “ça va se faire”.

Chaque étape doit aussi être associée à un pourcentage de probabilité de closing. C’est ce qui permet à HubSpot de calculer un chiffre d’affaires pondéré, utilisé ensuite dans les prévisions.

Par exemple :

• RDV de découverte → 10 %

• Qualification → 25 %

• Proposition envoyée → 50 %

• Négociation → 75 %

• Signature → 100 %

Ce % n'est pas là pour faire joli, il alimente directement les tableaux de bord, le prévisionnel, et les arbitrages de management. S’il est mal calibré, tout l’édifice s’effondre. Si vous avez 3 transactions à l'étape "proposition envoyée" pour un montant total de 15000€, en date de fermeture du 31/10/2025 alors la lecture se fait comme ceci :

"Je prévois de signer 3 deals sur le mois d'Octobre (fermeture au 31/10/25) pour un montant total de 15000€. Je m'engage sur un montant de 7500€ car je prends en compte les probabilités de chance que certains deals ne se concrétisent pas (proposition envoyée = 50%)". Cela vous permet d'avoir une vision très précise de votre activité, à condition que vous ayez correctement configuré le % de pondération (50% ici).

Étape 3 – Configurer le pipeline dans HubSpot

Une fois le cycle de vente formalisé et les étapes clairement définies, il est temps de passer à la configuration dans HubSpot. C’est ici que l’outil devient opérationnel. Tout se passe dans HubSpot via :
Paramètres > Transactions > Pipelines > Phases

C’est là que l’on crée ou modifie les étapes de son pipeline commercial.

Paramétrer les étapes de vente

1. Ajouter les étapes du pipeline
   Reprendre celles définies lors du cadrage : libellés clairs, ordre logique, 6 à 8 maximum.
   Exemple : Intérêt déclaré → RDV de découverte → RDV de démo → Proposition envoyée → Négociation → Signature

2. Assigner une probabilité de closing à chaque étape (ex. 10 %, 25 %, 50 %, 75 %, 100 %).

3. Définir les critères de passage (déjà posés dans l’étape 2)
   Il est possible de les formaliser en interne (playbook), mais aussi de les matérialiser dans HubSpot via des champs obligatoires, ou des règles de validation entre étapes.

   
   

Configurer les propriétés essentielles

Certaines propriétés sont indispensables pour fiabiliser les données et faciliter le pilotage :

• Montant du deal → à renseigner manuellement ou via l’ajout d’un produit depuis la bibliothèque de produits.

• Nom du deal → permet de s'y retrouver, gardez une nomenclature claire "Nom de l'entreprise - Produit/Service"

• Date de fermeture → le mois dans lequel la signature est prévue (utilisé dans tous les dashboards).

• Contact rattaché → indispensable pour assurer le suivi (email, séquences, historique).

• Entreprise liée → permet d’avoir la vision à 360° sur le compte (segments, historique client, opportunités multiples).

• Pipeline → commercial pour l'acquisition, cross/up-sell pour les ventes additionnelles ou croisées.

• Collaborateur (interne) → si vous êtes plusieurs commerciaux à gérer l'opportunité.

Astuce : vous pouvez aussi créer des propriétés personnalisées si c’est utile à votre process de vente ou à votre reporting.

Diversifier ses pipelines (si nécessaire)

Dans certains cas, il peut être pertinent de segmenter ses pipelines (et de configurer des phrases pour chacun d'entre eux) :

• New business (chasse)

• Upsell / Cross-sell (clients existants)

• Partenariats / Indirect (si le process est distinct)

• Rétention / Renouvellement (si modèle SaaS ou MRR)

Mais attention : multiplier les pipelines complexifie l’usage et l’analyse. Avant de créer un deuxième pipeline, assurez-vous que ces pipelines soient bien compris par vos commerciaux.

Étape 4 – Automatisations et tableaux de bord

Une fois le pipeline configuré, il faut l’intégrer pleinement dans le quotidien des équipes. L’objectif ici n’est pas d’automatiser pour automatiser, mais de fluidifier l’usage du CRM et de rappeler les actions importantes.

Exemples d’automatisations utiles à mettre en place dans HubSpot :

• Tâche de relance automatique 7 jours après l’envoi d’une proposition, si aucun retour n’a été enregistré.

• Notification de suivi si un deal reste plus de 30 jours dans la même phase sans mise à jour.

• Blocage du passage à l’étape suivante tant que certains champs obligatoires ne sont pas remplis (ex : montant ou date de clôture avant passage en "Proposition envoyée").

L’objectif est double :

• Fiabiliser les données sans alourdir le travail des commerciaux.

• Prévenir la stagnation des deals dans le pipeline.

Tableaux de bord

Un bon pipeline ne sert à rien si personne ne peut en lire les signaux. Il faut donc construire trois types de tableaux de bord adaptés aux usages réels.

1. Côté commerciaux :

• Vue Kanban sur les transactions, classées par phase.

• Chiffre d’affaires pondéré et chiffre d'affaires global.

• Suivi de leur activité de production (RDV, appels, mails)

• Taux d'atteinte des objectifs (pour calculer leur variable)

  
  

2. Côté managers :

• Vue consolidée du pipeline équipe

• Prévisionnel du volume de vente au mois et au trimestre

• Durée moyenne du cycle de vente

• Comparaison de la performance commerciale avec m-1 (mois), t-1 (trimestre)

  
  

3. Côté direction :

• CA signé / encaissé

• Prévisions mensuelles/trimestrielles/semestrielles

• Performance (% d'atteinte) de chaque équipe commerciale pour arbitrage si nécessaire

• Comparaison vs objectifs

• Comparaison vs années précédentes

Tous ces tableaux de bord peuvent (et doivent) être construits dans HubSpot.
C’est ce qui permet à chaque niveau de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Étape 5 – Rituels, formation, suivi

Un pipeline bien structuré n'est utile que s'il est compris par vos équipes. C’est ici que tout se joue : vous devez former vos commerciaux, instaurer des rituels et faire vivre votre CRM au quotidien.

Rituels

Les rituels quotidien, hebdomadaires et mensuels permettent de donner du sens au CRM en le faisant adopter par les équipes tout en intégrant le pipeline dans les routines commerciales. Voici quelques exemples de rituels qui fonctionnent :

• Warm-up d'équipe | manager ↔ commerciaux (quotidien)
  Permet de lancer la journée et de rappeler aux commerciaux les bonnes pratiques du CRM -> pas de tâche en retard, nettoyage CRM, priorité business etc.
  
  

• One-to-one individuel | manager ↔ commercial (fréquence de hebdo à mensuel selon besoin)
  C’est là qu’on affine : prévisions, coaching, objectifs perso.
  Ce RDV s’appuie sur les tableaux de bord du CRM.
  
  

• Weekly en équipe | manager ↔ commercial (hebdomadaire)
  Le manager transmet les informations de la direction aux commerciaux. Il s'agit de les informer sur les actions marketing, les évolutions internes et le positionnement de l'entreprise. Il peut également faire un point business d'équipe, sans pointer les performances individuelles.
  
  

• Monthly stratégique | manager ↔ direction (mensuel)
  Ici, on parle pipeline consolidé : CA signé vs prévisions, conversion par étape, taux de transformation global, qualité du pipe.
  C’est cette réunion qui permet d’ajuster les priorités business, les plans d’action ou la stratégie go-to-market.
  
  

Formation

Un CRM n'est pas un logiciel à prendre à la légère. Pour que les équipes l'adoptent et comprennent toute sa puissance, vous devez les former.

• Côté commerciaux :
  Ils doivent comprendre en quoi tenir leur pipe les sert directement.
  Prévisionnel de résultat, calcul de variable, reconnaissance de la perf, meilleure organisation personnelle, perspectives d'évolution.
  → On forme aux bonnes pratiques : log des activités et des tâches, mise à jour des étapes, rigueur sur les dates de clôture.
  
  

• Côté managers :
  Pilotage de l’équipe via les tableaux de bord, animation des points hebdo, suivi de la conversion, plan d’actions correctives.
  → Un bon manager est capable de détecter un blocage dans la phase "Qualification" juste en regardant un tableau de bord.
  
  

• Côté direction :
  Lecture des KPIs, prévisionnel trimestriel, capacité à présenter des chiffres clairs aux investisseurs.
  → Si le CRM est fiable, le pipeline devient une boussole stratégique.

Suivi

Le pipeline n’est pas figé. Il doit évoluer avec l’organisation, les offres, les canaux d’acquisition et les méthodes commerciales. Soyez à l'écoute de vos équipes et proche de l'opérationnel. Quelques bonnes pratiques :

• Recueillir les retours terrain après 1 mois d’usage

• Adapter les propriétés (supprimer les champs inutiles, ajouter ceux manquants)

• Améliorer les automatisations : éviter les doublons, affiner les déclencheurs, simplifier l’expérience commerciale

• Faciliter la vie des commerciaux : automatiser les tâches répétitives, réactiver des leads dormants, intégrer des outils qui leur permettent de mieux performer.

• Recruter en CDI ou faire appel à un Sales Ops freelance pour faire vivre son CRM.

Un pipeline vivant, c’est un pipeline utilisé, suivi, discuté et mis à jour. Et c’est cette dynamique collective qui en fait un outil de croissance.

Conclusion

Le pipeline commercial est un outil stratégique, qui aligne l’équipe commerciale sur des actions concrètes, donne de la visibilité au management, et permet à la direction de piloter la croissance sur des bases solides.

Mais ce pipeline n’aura d’impact que s’il est construit sur mesure, tenu à jour, et animé dans la durée. Ce n’est ni un template à copier, ni une usine à gaz à monter. C’est un système évolutif, vivant, connecté au terrain.

En suivant ces étapes de cadrage, configuration, automatisations, rituels et formation ; vous construisez un process qui donne à vos équipes un cadre clair pour vendre mieux, prévoir plus juste, et assurer sa croissance avec méthode.

Et si vous voulez aller plus loin dans la structuration de votre CRM ou le pilotage de votre équipe en faisant appel à un expert freelance Hubspot, vous savez où me trouver.