Utiliser le pipeline par défaut d'HubSpot est une erreur. Il n’a pas été conçu pour refléter votre cycle de vente, mais pour donner un exemple générique (qui plus est Américain). C'est la première chose que vous devez personnaliser lorsque vous installez un CRM pour la partie commerciale.

Un pipeline bien construit devient l’ossature du CRM : il structure l’activité, donne une grande visibilité et aligne l’ensemble de l’organisation autour des mêmes indicateurs.

Cet article présente les règles essentielles pour bâtir un pipeline de vente efficace dans HubSpot. Des règles simples, mais indispensables pour transformer le CRM en véritable levier de performance commerciale.

Sales Funnel vs Sales Pipeline

Un pipeline HubSpot (Sales Pipeline) ne doit pas être confondu avec un entonnoir de vente (Sales Funnel). Les deux notions sont complémentaires mais distinctes :

Sales Funnel : il illustre le parcours d'achat du prospect jusqu'à ce qu'il devienne client. Il passe par quatre grandes étapes psychologiques :

• Sensibilisation : il prend conscience d’un problème ou d’un besoin.

• Considération : il cherche et compare différentes solutions.

• Décision : il choisit une offre et un fournisseur.

• Rétention : il devient client fidèle et revient.

C’est une vision marketing qui permet de comprendre où se situe un prospect dans son cheminement d’achat. On parle ici de MQL, ce sont des leads qui ont été qualifiés par les équipes Marketing comme les visites sur le site web, le téléchargement d'un livre blanc, la visite de la page "notre solution vs les solutions du marché".

Sales Pipeline : il décrit le processus commercial, donc les actions concrètes menées par les équipes de vente à chaque étape clé (cycle de vie du prospect). Voici un exemple de pipeline commercial efficace :

C’est une vision opérationnelle, pensée pour piloter l’activité et mesurer la performance.

En résumé : le Sales funnel (Marketing) est une vision de volumétrie, c'est à dire savoir combien de prospects passent chaque phase. Le Sales pipeline (Vente) est un outil de pilotage qui permet de savoir quelles actions les commerciaux doivent mener pour faire progresser les "deals" (opportunités).

L'un aide à comprendre le client et son intention, l'autre sert à structurer et suivre les actions commerciales jour après jour.

💡 Si votre pipeline commercial est configuré mais que votre CRM n'est pas utilisé, découvrez dans cet article pourquoi les commerciaux n’utilisent pas HubSpot et comment y remédier.

Les fondamentaux d'un bon pipeline

Un pipeline HubSpot n’a de valeur que s’il reflète fidèlement le cycle de vente de l’entreprise. Les étapes doivent être adaptées au process commercial réel et limitées à l’essentiel, généralement 6 à 8 au maximum. Plus il est simple et cohérent, plus il sera adopté par les équipes.

Chaque étape doit être configurée avec un pourcentage de conversion. Ce taux, qui évolue de la première à la dernière étape (par exemple 10 % au stade « Prospect »), permet de pondérer le chiffre d’affaires prévisionnel lié à l'opportunité en question. C’est une donnée très importante, car elle sert de référence de pilotage commune à tous : commerciaux, managers et direction.

Au-delà des pourcentages, chaque phase doit être associée à une stratégie claire. Exemple : une opportunité marquée « Prospect » doit être qualifiée sur LinkedIn et vérifiée dans les bases légales. Une opportunité en « Qualifié » doit être contactée huit fois par téléphone sur deux mois avant d'être abandonnée. Ces règles donnent du sens aux étapes et structurent l’activité.

Avec un pipeline bien construit, chaque niveau de l’organisation pilote son activité sur des données fiables. Les commerciaux savent où concentrer leurs efforts, les managers peuvent coacher avec précision, et la direction a une vision claire du chiffre d’affaires potentiel grâce à ses tableaux de bord HubSpot.

Bonnes pratiques pour gérer son pipeline Hubspot

Un pipeline bien paramétré n’est efficace que s’il est maintenu et animé dans la durée. Il ne peut pas rester figé : sans règles claires et sans rituels, il se dégrade vite et perd sa fiabilité. C’est l’usage quotidien qui en fait un véritable outil de pilotage et de prévision.

Pour y parvenir, nous avons fait la check-list des bonnes pratiques indispensables :

1. Adapter et personnaliser le pipeline : le pipeline par défaut d'HubSpot n’est qu’un exemple générique. Chaque département doit le personnaliser pour coller à son cycle de vente réel, en définissant ses propres étapes et critères de passage.
   
   

2. Limiter le nombre d’étapes : viser entre 5 et 8 maximum. En‑dessous, le suivi est trop léger ; au‑delà, le pipeline devient confus et décourage les commerciaux.
   
   

3. Définir des intitulés factuels et objectifs : chaque étape doit correspondre à un fait vérifiable (ex. « Démo réalisée », « Proposition envoyée »). Bannir les formulations subjectives comme « prospect chaud » ou « en réflexion ».
   
   

4. Impliquer les commerciaux : le pipeline doit être pensé avec eux, pas seulement pour la direction. Ils sont les premiers utilisateurs sur le terrain ; leur adhésion conditionne la qualité des données.
   
   

5. Former et sensibiliser les commerciaux : expliquer concrètement pourquoi tenir le pipeline à jour leur sert directement (prévisions fiables, simulation de rémunération variable, reconnaissance de leur performance).
   
   

6. Mettre en place des automatisations : cela est nécessaire pour fluidifier le travail (par exemple : tâche de relance automatique 14j après la proposition envoyée ; séquence d'e-mails de prise de RDV à 1 mois avant l'échéance contractuelle d'un client pour le renouvellement et/ou le up/cross-sell).
   
   

7. Avoir une ligne de conduite pour chaque phase : un pipeline n’est fiable que si chaque étape est comprise et appliquée de la même manière par tous les commerciaux. (actions attendues, critères de passage pour passer à l'étape-clé suivante).
   
   

8. Organiser des réunions : toutes les semaines, une par équipe pour mettre en avant les réussites collectives et individuelles (célébrations) et transmettre des informations importantes inter-département (notamment Marketing et Communication) ainsi qu'un point individuel (one-to-one) pour suivre le pipeline commercial, faire monter un collaborateur en compétence ainsi que pour l'engager sur ses résultats.
   
   

9. Faire s’engager les commerciaux sur leurs prévisions de résultats : si le pipeline est tenu à jour, les prévisions sont fiables et ils doivent être à l'aise de s'engager sur un volume de vente.
   
   

10. Faire évoluer le pipeline conjointement avec la stratégie : rien n'est figé, vous devez mettre à jour votre pipeline en fonction de l'évolution de votre produit.

Le rôle du Sales Ops

Vous commencez à le savoir, mais le CRM et son pipeline n'a de valeur que s'il est entretenu dans le temps par un expert capable de faire le lien entre les besoins opérationnels, la stratégie commercial et la direction. C’est précisément le rôle du Sales Ops : transformer un paramétrage en un système vivant, fiable et aligné sur la croissance de l’entreprise.

Concrètement, le Sales Ops :

• Traduit la stratégie en process concrets : il transforme les objectifs de la direction en étapes claires, mesurables et actionnables dans HubSpot.

• Aligne le CRM sur la réalité du terrain : il ajuste le pipeline pour refléter fidèlement le cycle de vente, et non une version générique.

• Fiabilise les données : il met en place automatisations, contrôles et rituels qui garantissent un suivi sans méticuleux des informations stockées.

• Fait adopter l’outil par les équipes : il forme, accompagne et transforme HubSpot en réflexe naturel pour les commerciaux.

• Donne de la visibilité au management : il fournit des tableaux de bord clairs, qui permettent de piloter, anticiper et décider rapidement.

Sans Sales Ops, un pipeline finit toujours par se déformer, devenir obsolète et perdre en crédibilité.
Avec un Sales Ops, il devient un outil vivant, adopté, fiable et directement connecté à la croissance de l’entreprise.

Pourquoi maîtriser son pipeline change tout

Un pipeline clair, structuré et tenu à jour ne profite pas seulement aux commerciaux : il impacte positivement toute l’organisation. Voici une synthèse des bénéfices par niveau :

Conclusion

Un pipeline HubSpot bien pensé est central dans la stratégie commerciale de l'entreprise : c’est le fil conducteur qui relie l’opérationnel, le management et la direction. Sa valeur ne réside pas seulement dans le suivi des opportunités, mais dans la capacité qu’il offre à chacun de piloter son activité avec des données fiables et partagées.

Sa force est d’être évolutif : il doit s’adapter aux changements du marché, aux nouvelles offres et à la stratégie de croissance de l’entreprise. Lorsqu’il est maintenu et utilisé avec rigueur, le pipeline devient un outil vivant qui structure l’action commerciale au quotidien et renforce la crédibilité de l’organisation, aussi bien en interne qu’auprès des investisseurs et parties prenantes.

En faire un outil central, c’est garantir que HubSpot ne soit pas seulement un CRM installé, mais un véritable moteur de performance, de cohérence et de croissance durable.