Un CRM bien paramétré est un levier direct de performance commerciale. Il vous permet de structurer l’information de chaque objet, de garantir des prévisions de résultats fiables et d'aligner les équipes autour de la même grille de lecture. Mais pour tirer pleinement parti d’HubSpot, encore faut-il en comprendre les fondations.

Cycle de vie, statut du lead, propriétés personnalisées (contact, entreprise, transaction)… Derrière ces termes se cache une logique simple mais puissante qu'il vous faut maîtriser.

Cet article vous guide pour construire une base saine, cohérente et activable dans la durée. Vous saurez comment organiser vos contacts, vos entreprises, vos opportunités (transactions) et surtout comment faire en sorte que votre CRM vous serve réellement au quotidien.

Comprendre les objets de base dans HubSpot

HubSpot repose sur une architecture simple : 3 objets principaux permettent de structurer l’information et d’orchestrer l’activité commerciale.

Contact

C’est la personne physique. Julie, responsable RH chez Swile, par exemple.
Elle interagit avec vos contenus (site, emails, formulaires), reçoit vos relances, prend les rendez-vous, signe les contrats. Elle est identifiée avec son adresse e-mail (clé primaire) et est segmentée avec son niveau hiérarchique, son département et son intitulé de poste.

Toutes les actions commerciales qui la concerne (emails, appels, tâches, séquences, rendez-vous) sont consignées ici.

Entreprise

C’est la structure juridique. Swile, dans notre exemple.
Elle regroupe plusieurs contacts, possède des attributs propres (secteur, taille, SIRET, localisation), et sert de référence pour le pilotage commercial. C'est le point d'entrée de toutes vos actions commerciales. Vous prospectez une entreprise par le biais d'un contact et ces deux objets sont liés entre eux. L'entreprise a une vue sur l'historique de toute l'activité de tous ses contacts rattachés. Elle est identifiée avec son nom de domaine (clé primaire) et est segmentée avec son activité (code NAF), sa taille (tranche d'effectif) et sa localisation (siège ou filiale).

C’est l’entreprise qui achète, pas le contact. C’est donc sur cet objet que sont centralisées vos actions commerciales.

Transaction

C’est l’opportunité commerciale. “Swile - Configuration CRM”, par exemple.
Elle reflète un potentiel de vente, se déplace dans le pipeline, et porte toutes les informations liées au deal : montant, date de clôture, phase, probabilité, etc. C'est l'objet qui vous demandera le plus de rigueur, il vous permettra en effet d'avoir un prévisionnel de résultat fiable à la semaine, au mois ou encore au trimestre.

C’est la transaction qui structure le pipeline commercial et alimente le tableaux de bord.

💡 Pour comprendre comment configurer les étapes de votre pipeline : lisez notre guide complet sur les règles à connaître.

À retenir

• Le contact est le point de contact.

• L’entreprise est la cible commerciale.

• La transaction est l’opportunité de vente.

Les trois doivent toujours être liés entre eux.
Chaque action sur un contact (appel, mail, RDV) remonte automatiquement vers l’entreprise et la transaction concernée. C’est cette logique qui permet à HubSpot d’agréger la donnée et de piloter efficacement.

Comment organiser son activité commerciale

Pour que votre CRM serve vraiment de boussole à vos équipes, vous devez structurer l’information à la racine, c’est-à-dire à partir des objets natifs d’HubSpot. Il ne s’agit pas simplement de “remplir des fiches”, mais d’organiser les données pour qu’elles alimentent vos actions, vos relances, vos tableaux de bord et vos décisions.

L'ordre dans lequel vous structurez vos objets est stratégique : contact → entreprise → transaction.

1. Structurer les contacts

Le contact est le point d’entrée de l’action commerciale : c’est lui que vous appelez, que vous relancez, que vous invitez à un RDV. C’est donc ici que commence l’organisation.

À faire :

• Logger systématiquement toutes les activités (e-mails, appels, RDV, tâches) → c’est ce qui constitue l’historique de la relation.

• Qualifier les contacts : fonction, rôle dans le cycle d’achat, influence, centre de décision.

• Assigner un cycle de vie (lead, MQL, SQL, client…) → utilisé dans vos séquences ou nurturing.

• Utiliser le scoring pour détecter les leads chauds → visites récentes, interactions, réponses, etc.

• Avoir un objectif clair à chaque tâche → prise de contact, qualification, prise de RDV, négociation, etc.

Un contact bien structuré = un commercial qui sait à qui il parle, ce qu’il doit faire, et où il en est.

2. Structurer les entreprises

L’entreprise est la cible commerciale réelle. C’est elle qui achètera, renouvellera, négociera.
Le contact est un levier d’accès, l’entreprise est l’acteur de la transaction.

À faire :

• Lier chaque contact à son entreprise (via le domaine, automatique avec l'adresse e-mail).

• Segmenter les entreprises : code NAF, taille, localisation.

• Structurer votre segmentation : secteurs, verticales, priorités commerciales.

• Attribuer un cycle de vie à l’entreprise : car c’est elle qui progresse dans le tunnel de vente (pas seulement le contact).

C’est aussi dans la fiche entreprise que vous retrouvez l’historique de toutes les activités liées à chaque objet, et tous les échanges avec ses collaborateurs.

3. Structurer les transactions

Les transactions (deals) sont votre pipeline de ventes. C’est ici que vous mesurez l’avancement de votre stratégie commerciale, la valeur financière de chacune de vos opportunités et la fiabilité de vos prévisions.

À faire :

• Créer une transaction dès qu’un projet identifié mérite un suivi structuré ou atteint la première phase que vous avez paramétré (comme intérêt déclaré par exemple).

• Assigner une phase de pipeline cohérente, une date de clôture, un montant.

• Associer systématiquement un contact et une entreprise → pour pouvoir suivre les interactions et remonter l’information.

Il est impératif de renseigner correctement vos transactions afin que vos tableaux de bord et votre prévisionnel soient précis.

💡 Nous avons détaillé chaque étape de structuration d’un pipeline dans cet article.

4. Travailler avec les tâches (et les logger sur l’entreprise)

La bonne pratique, c’est de travailler avec des tâches indirectement reliées à vos contacts, mais loggées sur l’entreprise. Pourquoi ?

• Un commercial ne vend pas à Julie, il vend à Swile.

• Si Julie ne répond pas, il doit pouvoir passer le relai à un collègue, ou changer d’interlocuteur.

• Toutes les tâches passées et futures doivent être centralisées sur la fiche entreprise.

Exemple :

• Vous devez prospecter l'entreprise Swile

• Tâche “Prise de contact” → loggée sur l'entreprise Swile.

• Lorsque vous rentrez dans l'objet entreprise Swile, vous regardez les contacts liés et décidez de la stratégie à adopter → c'est ici que vous contactez les personnes.

• Vous essaierez peut-être d'appeler la DRH, et le DAF, en vain.

• Après ces premières actions de prospection commerciale, vous pouvez logger les tâches de relance sur les contacts.

Nomenclatures de tâche conseillées / objectif pour le commercial :

• Prise de contact → appeler un contact de l'entreprise

• Qualification → échanger avec un personae (décisionnaire ou impliqué dans la décision)

• Prise de RDV → prendre RDV avec un personae.
  
  

• Prise de contact - NRP x1-2-3-4-5…

• Prise de RDV - NRP x1-2-3-4-5…

• Envoi e-mail - Prise de contact NRP - 1-2-3-4-5…

• Envoi e-mail - Prise de RDV NRP - 1-2-3-4-5…

Structurer son activité commerciale, c’est avant tout organiser les objets de manière à refléter le fonctionnement réel du business. Chaque tâche doit avoir un objectif bien précis. En un coup d'oeil, le commercial doit savoir exactement quelle stratégie adopter pour ce contact.

L'e-mail "Prise de contact NRP - 3" correspond à un modèle d'e-mail bien précis, qui comporte des jeton de personnalisation qui s'adaptent parfaitement au contact.

Chaque action est loguée au bon endroit.
Chaque propriété a un rôle.
Chaque objet alimente un reporting ou un indicateur.

Et c’est cette clarté qui transforme HubSpot en un vrai outil de pilotage.

Cycle de vie vs Statut du lead : comment les utiliser intelligemment

Dans HubSpot, deux propriétés structurent la relation commerciale : le cycle de vie et le statut du lead. Elles sont souvent mal comprises, voire utilisées de manière interchangeable. Pourtant, chacune a un rôle distinct et complémentaire. Les phases du cycle de vie se modifient dans les paramètres, depuis l'objet contact uniquement. Le statut du lead quant à lui est modifiable sur les deux objets.

💡 Pour en savoir plus sur la personnalisation des phases du cycle de vie dans HubSpot, cliquez ici.

Cycle de vie : suivre la progression dans le tunnel

Le cycle de vie indique où en est l’entreprise dans votre processus de conversion global. Il s'agit d'une vision long terme, utilisée pour segmenter et analyser votre base de données, du marketing à la vente, puis à la fidélisation.

Exemple de configuration pertinente :

• Lead / Prospect : contact ou entreprise non encore qualifié(e) → après un import via Pharow par exemple.

• MQL (Marketing Qualified Lead) : contact identifié comme intéressant par le marketing (formulaire rempli, livre blanc téléchargé…) → il s'agit d'un canal entrant.

• SQL (Sales Qualified Lead) : lead validé par les commerciaux comme intéressant à traiter → un premier contact de qualification a été effectué.

• Opportunité : une transaction (deal) a été créée dans le pipeline.

• Client : le contrat est signé → on peut faire du cross-sell / up-sell.

• Promoteur : client actif, fidèle, ambassadeur.

• Perdu : le prospect n'est plus travaillé → il faut impérativement une raison (Perdu : raison).

• Autre : hors cible, erreur de qualification, etc.

Le cycle de vie est une propriété permanente : elle ne doit pas être réinitialisée. On ne repasse pas un client en prospect.

💡 Nous vous conseillons vivement de créer une propriété "Perdu : raison" de type menu déroulant avec comme données toutes les raisons pour lesquelles un prospect peut ne pas pouvoir / vouloir travailler avec vous (pas le budget, pas intéressé, déjà équipé, engagement contractuel, cessation d'activité, injoignable, trop cher…)

Statut du lead : piloter le traitement commercial

Le statut du lead représente l’état d’avancement opérationnel du traitement du lead, par le commercial. Il est modifiable à volonté, utilisé pour suivre les actions en cours, organiser les tâches, et gérer les priorités. Il est pré-paramétré dans Hubspot, mais nous vous conseillons d'effacer ce qui a été fait pour ne garder que le strict minimum.

Exemple de configuration :

• Nouveau : lead jamais contacté → tâche "Prise de contact" avec comme objectif de contacter l'entreprise et d'identifier le décisionnaire.

• En cours : lead en cours de traitement (qualification, prise de RDV, négociation, à relancer…).

• Fermé gagné : lead transformé en client → Phase du cycle de vie "Client ou promoteur".

• Fermé perdu : lead abandonné → associé à une raison de perte (champ personnalisé) → Phase du cycle de vie "Perdu".

Ce statut est plus granulaire, court terme et 100% orienté terrain.

Pourquoi utiliser les deux ?

Les deux propriétés ne se concurrencent pas, elles se complètent :

Prenons un exemple classique :

• Julie est DRH chez Swile.

• Elle remplit un formulaire sur votre site → Cycle de vie = MQL, Statut = Nouveau, Tâche = Prise de RDV (car déjà qualifié via le formulaire)

• Vous la contactez et obtenez un RDV → Statut = En cours, Tâche = RDV démo - 16h00.

• Vous ouvrez une transaction « Swile – Configuration CRM » → Cycle de vie entreprise = Opportunité (le cycle de vie du contact se met à jour aussi).

• La vente est signée → Cycle de vie = Client, Statut = Fermé gagné.

Tout au long du process, vous n’avez pas eu besoin de modifier manuellement toutes les propriétés : HubSpot peut automatiser ces mises à jour, tant que votre structuration est cohérente.

Pour éviter les oublis, gagner du temps et garder le CRM propre, vous pouvez mettre en place plusieurs automatisations ou utiliser celles qui sont nativement paramétrées dans Hubspot :

• Workflow 1 : quand une transaction est créée, passer le cycle de vie de l'entreprise à "Opportunité". Déjà proposé par Hubspot, vous avez toutes les informations ici.

• Workflow 2 : quand une transaction passe en "Gagné", passer le cycle de vie de l'entreprise à "Client".

• Workflow 3 : si statut = "Fermé perdu", raison "Pas le budget" → Créer une tâche "Prise de RDV - Réactivation - Pas le budget" 6 mois après la date de la fermeture.

• Workflow 4 : si statut = "Fermé perdu" mais qu'il n'y a pas de "Perdu : raison" → Créer une tâche "Fermé perdu - raison à renseigner".

Ces automatisations vous permettent de ne pas faire la "police" derrière vos commerciaux pour vous assurer que le CRM est correctement mis à jour. Vous gagnez du temps et de l'efficacité commerciale, car des tâches de réactivation de prospects vont alimenter automatiquement le CRM de vos commerciaux.

Conclusion

HubSpot est un outil puissant, mais il ne vous apportera rien si vos données sont désorganisées, vos objets mal configurés, et vos commerciaux livrés à eux-mêmes (ils n'utilisent pas votre CRM ? On vous explique pourquoi, et comment y remédier). Structurer proprement vos contacts, entreprises et transactions, c’est vous assurer d’un pilotage commercial rigoureux, d’un reporting fiable et d’une adoption durable par les équipes.

Ce n’est pas un travail “technique” ou annexe : c’est la base de votre performance commerciale.

En maîtrisant les objets, les propriétés clés, les tâches et les statuts, vous transformez un CRM générique en un outil parfaitement aligné avec votre façon de vendre. Et à la différence des fichiers Excel ou des CRM installés sans Sales Ops, ce système-là crée de la valeur à chaque interaction.

👉 Un CRM bien configuré, c’est moins de ressaisies, moins d’oublis, plus de deals gagnés et une vraie sérénité dans la gestion commerciale.