Le CRM, c’est le logiciel central qui vous permet de gérer tous vos échanges avec vos prospects et vos clients. C’est le nerf de la guerre commerciale et pourtant, de nombreuses entreprises négligent son importance et sa valeur ajoutée. Il s’agit vraisemblablement d’un manque d’informations, car l’un des objectifs du CRM est de vous permettre de convertir plus de prospects en clients.

Mais alors, comment structurer efficacement Hubspot lorsque l’on est une startup ou une PME en croissance ?

Un CRM structuré, ce n’est pas juste un pipeline

Lorsque l’on pense à Hubspot, on s’imagine tout de suite un énorme logiciel complexe à prendre en main, là où un tableur Excel fait encore très bien son travail de conquête commerciale.

Installer Hubspot, c’est facile. Ce qui l’est moins, c’est le rendre utile. Un CRM sans structure, c’est comme un tableau blanc rempli de post-its collés au hasard : impossible de savoir ce qui est prioritaire, qui fait quoi, ou quand relancer. Au final, l’outil devient une contrainte au lieu d’être un levier de croissance.

Voici ce qui se passe quand le CRM n’est pas structuré :

• Les commerciaux remplissent HubSpot “par habitude” sans y croire

• Les managers font leurs prévisions sur Excel, pas dans le CRM

• Personne ne sait lire un pipeline de façon fiable

• Les données sont là, mais inutilisables pour décider ou agir

Les 4 piliers d’un CRM HubSpot structuré

Un pipeline aligné sur la réalité du terrain

Il y a une multitudes d’objets et de données que vous pouvez utiliser avec votre CRM. Mais ce qui compte réellement, ce sont les informations dont vos équipes commerciales ont vraiment besoin : objectif de chacune des phases d’une opportunité, pondération du chiffre d’affaires, prévisionnel de résultat, visibilité sur l'activité commerciale…

Avoir trop d’informations qui ne sont pas pertinentes, c’est complexifier l’utilisation d’un CRM qui est là pour vous aider. Le pipeline commercial doit être cohérent avec la réalité du terrain, il doit être configuré conjointement avec vos commerciaux.

Des propriétés et objets adaptés à votre activité

Trop de CRM sont remplis de champs inutiles ou fourre-tout : les données sont floues, incomplètes, voire contradictoires. Un bon paramétrage HubSpot repose sur des propriétés bien pensées, et parfois sur des objets personnalisés pour structurer l’information : signaux de croissance d’une entreprise, taille en effectif de salariés, localisation géographique, niveau hiérarchique du profil de votre client idéal…

Le CRM doit être lisible et exploitable par chaque maillon du département commercial. L’information doit être accessible et adaptée pour que tous les utilisateurs atteignent leurs objectifs (vente, marketing, support…)

Des automatisations qui font gagner du temps, pas l’inverse

Une bonne automatisation ne fait pas “plus de choses” : elle évite aux commerciaux des oublis et des frictions ainsi que de perdre du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Relances automatiques, réactivation de leads dormants, assignation des opportunités… L’idée n’est pas de complexifier, mais de fluidifier.

C’est là qu’HubSpot révèle toute sa valeur, surtout quand c’est bien orchestré avec des outils comme N8N, Zapier ou Make. Vos commerciaux doivent se concentrer sur leur coeur de métier : vendre.

Des tableaux de bord utiles à chaque niveau de l’entreprise

Un bon dashboard ne montre pas tout. Il montre ce qui compte, pour la bonne personne. Les commerciaux veulent suivre leur pipeline commercial, les managers leurs prévisions trimestrielles, la direction l'évolution du chiffre d'affaires à 6 mois voire 1 an.

Un CRM structuré permet de créer des vues lisibles et adaptées qui permettent de prendre des décisions éclairées. Chaque utilisateur d'Hubspot doit pouvoir piloter son activité commerciale grâce au tableau de bord spécifiquement conçue pour son poste.

Le rôle du Sales Ops dans la structuration CRM

Le Sales Ops ne se contente pas de configurer des propriétés ou des scénarios d'automatisation. Il réfléchit à la stratégie commerciale de l’entreprise afin de concevoir un système parfaitement adapté. Il créé un environnement CRM qui sert les objectifs de l’entreprise, qui s’adapte au quotidien des équipes, et qui donne de la lisibilité aux dirigeants.

Sans cette approche, le CRM devient une accumulation de couches techniques, sans cohérence ni logique d’usage. Le Sales Ops agit comme un traducteur entre la stratégie, les managers, les commerciaux et les outils.

Son rôle est de simplifier la vie des commerciaux, des managers ainsi que de la direction en leur faisant gagner en efficacité et en lisibilité.

Ce que ça change pour votre entreprise

Un CRM bien structuré transforme votre façon de vendre. Vos commerciaux savent ce qu’ils ont à faire, quand, et surtout pourquoi. Les managers peuvent piloter avec des données fiables, sans passer par Excel ni fichiers bricolés. La direction prend des décisions éclairées, basées sur des indicateurs clés de performance solides, et pas sur des intuitions. Le CRM devient alors un système de pilotage à part entière, et non un outil de reporting de plus.

Pour aller plus loin avec quelques chiffres sur l'automatisation, les entreprises qui optimisent leur CRM augmentent de 14,5% leur productivité commerciale et réduisent de 12,2% leurs coûts marketing.

💡 source : https://www.salesforce.com/marketing/automation/benefits

Et dans une étude de cas HubSpot, PrestaShop a structuré sa stratégie CRM et a augmenté son chiffre d'affaires de 35% en 1 an grâce à un pipeline cohérent, une meilleure qualification des leads, et une adoption rapide de l’outil par les équipes commerciales.

💡 source : https://www.hubspot.fr/case-studies/prestashop

Structurer en interne ou passer par un expert ?

Vous auriez pu le faire en interne. Passer du temps à configurer HubSpot par vous-même, tester les automatisations, chercher des modèles de pipelines, ajouter des champs “au fil de l’eau”, former vos équipes sans méthode, ne pas connecter vos outils du quotidien. C’est faisable.

Mais dans 90% des cas, le résultat est un CRM surchargé, peu utilisé car peu compris par vos équipes, et incapable de produire des données fiables. Le coût réel n’est pas visible immédiatement, mais il est significatif : vous avez passé un temps précieux à configurer le logiciel le plus important de votre développement commercial. Le plus souvent, il faut tout reprendre depuis le début.

Passer par un expert freelance, c’est structurer votre CRM comme un système de croissance. Chaque élément est pensé pour vos process réels, vos commerciaux, vos managers, votre direction. Le pipeline reflète la vraie vie terrain. Les automatisations sont utiles, pas gadgets. Les tableaux de bord sont lisibles, orientés action. Chaque outil externe est connecté à HubSpot pour fluidifier le quotidien. Vous n'avez pas besoin de vous plonger dans la configuration : vos équipes sont formées et le CRM est utilisable dès la première semaine.

Un CRM bien structuré, c’est un investissement rentable.

Si votre CRM ne vous aide pas à vendre, à suivre vos opportunités, à anticiper vos résultats et à aligner vos équipes, alors ce n’est pas un outil : c’est un frein. Structurer votre CRM HubSpot, ce n’est pas une option. C’est une fondation. Une façon de transformer vos intuitions commerciales en un système clair, pilotable et rentable.

Grâce à nos méthodes, cette structuration peut être mise en place en quelques semaines : vous avez l’assurance d’un CRM pensé pour votre croissance, conçu sur-mesure, et réellement utilisé par vos équipes.